Proje, günlük hayatımızın her alanında bir fikri veya bir tasarıyı hayata geçirmek için çoğu zaman farkında olmadan planlayıp, gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerin bir bütünüdür aslında.

Örneğin x dönüm fındıklığımız var ve hasat zamanı. Bunun için mevsimlik tarım işçilerin istihdamı, fındıkların toplanması ve satılması gibi ana faaliyetleri sıralıyoruz. Sonra her bir faaliyeti kendi içinde detaylandırıyoruz: işçilerin kanaat önderleriyle görüşme, çalışma koşulları ve ücreti belirleyen sözleşme üzerinde mutabakata varma, işçilerle tanışma; fındıkların toplanması için ekipmanların temin edilmesi, iş planı, fındıkların toplanması; satış için pazar araştırması, alıcıyla anlaşma..vs.

Görüldüğü gibi amacı, süresi ve maliyeti belli olan bir iş söz konusu olduğunda ve işi bu kısıtlar dahilinde tamamladığımızda aslında bir projeyi başarıyla hayata geçirmiş oluyoruz.

Profesyonel hayatımızda da proje yaparken aynı yolu izliyoruz. Sadece uymamız gereken kurallar daha net ve standart. Proje fikrini gerçekleştirirken finansal destek alabileceğimiz kaynaklar çok çeşitli. Bunlar uluslararası veya ulusal programlar kapsamında sunulan kredi veya hibe/kısmi hibe niteliğindeki fonlar. Örneğin bir araştırma ve geliştirme (AR-GE) projesi için TÜBİTAK, kapasite geliştirme projeleri için Kalkınma Ajansları ulusal destek sağlayan kurumların başında gelir. Özellikle kalkınmışlık düzeyi yüksek ülkelerin hükümetleri ile imzalanan ikili veya çoklu işbirliği anlaşmaları kapsamında sunulan fonlar ile Avrupa Birliği, Birleşmiş Milletler, Dünya Bankası gibi uluslarüstü kurumların sağladığı destekler de başlıca uluslararası proje kaynaklarıdır. Gerek ulusal gerekse uluslararası kaynaklar belirli programlar dahilinde proje teklif çağrıları yayımlarlar. Çağrıda programın öncelik alanları, programdan faydalanabilecek kurum ve kuruluşlar ile kaynağın kullanım şekli (örn. doğrudan hibe, teknik destek, eşleştirme..vb) hakkında bilgi verilir. Bu programlardan faydalanabilmek için proje fikrinin, tanımlanan bu öncelik alanına giriyor ve projeden beklenen çıktıların bu alana katkı sağlıyor olması gerekiyor. Bu ön koşul sağlandıktan sonra, programın yayınladığı kılavuz ve araçlar (örn. formlar) kullanılarak proje başvuruları alınır, değerlendirilir, fon serbest bırakılır ve proje kapatılır. Kılavuzlarda belirtilen yöntemler ve kullanılan araçlar programdan programa farklılık gösterebilir. Ancak temelde benimsenen prensipler aşağı yukarı aynıdır. Örneğin bir proje başvurusunda olmazsa olmaz hususlar şu şekilde sıralanabilir:

1. Uygunluk: Proje fikrinin teklif çağrısında yer alan önceliklere uyduğu ve çıktıların hedef faydalanıcılara, sektörlere veya coğrafi alana ne şekilde katkı sağlayacağı vurgulanır. Proje fikrinin hayata geçirilmesinin önemini vurgulayan ihtiyaç belirtilir ve mümkünse bilimsel kaynaklarla desteklenir.
2. Hedef kitle: Projenin kimler üzerinde etki yaratacağı bu kısımda tanımlanır. Projenin birçok aşamasına hedef kitleden temsilcilerin katılımının sağlanması, görüş ve önerilerinin alınması projenin etkinliği açısından oldukça değerlidir. 
3. Etki/Amaç: Projeden beklenen etki, aslında projenin yapılma amacını içerir. Uygunluğu destekleyecek şekilde ifade edilir.
4. Hedefler: Bizi amaca ulaştıracak temel aşamaları tanımlar.
5. Faaliyetler: Her bir hedefi gerçekleştirmek için yapılması gereken işlem basamaklarıdır. Her bir faaliyet alt faaliyetlere bölünebilir. Bu aşamada en küçük işlem birimine kadar inilmesi, proje bütçesinin kolaylıkla hesaplanmasını sağlar. Bu aşamada faaliyetlerin zamanlaması ve sorumlularının tanımlanması planlama ve projedeki rol dağılımı açısından netlik sağlar.   
6. Çıktılar: Öncelikle her bir hedefin çıktısı belirtilir. Çıktılar tanımlanırken ölçülebilir olduklarından emin olunur. Faaliyetlerin ve hedeflerin çıktılarının tek tek belirtilmesi projenin izlenebilirliği açısından büyük kolaylık sağlar.  
7. Sürdürülebilirlik: Proje sona erdiğinde projenin etkisinin devam edebilmesini sağlayacak kaynaklar tanımlanır. Birçok program, projenin sona ermesiyle finansal desteğin kesilmesi durumunda projenin etkisinin sürdürülebilirliğine yönelik somut planlar görmek ister. Bu nedenle projeyi yürüten kurum tarafından projenin sahiplenilmesi, felsefesinin içselleştirilmesi ve çıktılarının mümkün olduğunca kurumsallaştırılması projenin sürdürülebilirliği açısından önem taşır.
8. Bütçe: Proje faaliyetlerinden yola çıkarak hesaplanan proje bütçesine, çalışma gün sayıları bazında hesaplanan personel giderleri de eklenir. Öngörülemeyen giderler adı altında her bir programa özgü belirli bir tutarda ek gider gösterilir.
9. Proje Yönetimi: Projenin yürütülmesinde yer alacak kilit kurum ve uzmanlar ile ekip/komite kurulumu gibi yönetimsel yapılar ve işleyiş tanımlanır, proje süresince yapılacak olan toplantılar ile üretilecek rapor içerikleri ve dönemleriyle ilgili bilgiler sunulur. 

Proje başvuruları çağrıda belirtilen zamanda ilgili yere, istenilen şekilde yapılır ve projeler birbiriyle yarışır. Başvuru formundaki bilgilerin doyuruculuğu belirleyici rol oynar.

• Proje ihtiyacının tanımlanmasında, hedef kitle ve paydaşların belirlenmesinde,
• Projeye uygun fon kaynağını sağlayan programın bulunmasında,
• Başvuru aşamasında,
• Projenin izlenmesi ve raporlanmasında,
• Proje tasarımı, yönetimi ve izlemi konularında eğitim* verilmesi hususunda yardımcı olabilir.

*Eğitimler yeterli sayıda katılımcı olması durumunda gerçekleştirilir ve 25 kişiyle sınırlı tutulur. Talepler en az bir ay öncesinden alınır.